Mit Newsletter Software E-Mail Adressen im Griff
Wieder einmal naht der Redaktionsschluss und mit ihm werden die neuesten Nachrichten an unsere Interessenten fällig. Nicht nur in Zeitungsredaktionen geraten Redakteure und Journalisten unter Druck, wenn die neueste Publikation fällig wird, auch wer regelmäßig E-Mails mit aktuellen Informationen an Kunden verschickt, kann leicht unter Termindruck geraten, denn er verbringt oft schon eine Menge Zeit mit Recherche der richtigen Themen und deren redaktioneller Aufbereitung. Um den zusätzlichen technischen und logistischen Aufwand für den Versand des Newsletters so gering wie möglich zu halten, ist der Einsatz einer Newsletter Software empfehlenswert.
Wer sich von einer Newsletter Software helfen lässt, muss sich nicht zusätzlich noch von Hand um die Pflege der Adressdaten kümmern. Diese Arbeit wird vor allem dann lästig, wenn die Zahl der Empfänger aus kleinen Anfängen im Laufe der Zeit kontinuierlich gestiegen ist. Ohne technische Unterstützung ist es dann kaum noch möglich, neue Adressaten hinzu zu fügen, sich abmeldende Benutzer auszutragen oder Änderungswünsche in angemessener Weise zu berücksichtigen. Eine Newsletter Software hilft hier den Überblick zu behalten, und die E-Mail Adressen entsprechend zeitnah zu verwalten. Versendet man mehrere Newsletter mit verschiedenen Themen, die an verschiedene Zielgruppen ausgeliefert werden, wird eine Erledigung dieser Aufgabe mit einer speziell für diese Zwecke programmierten Software endgültig zu einem Muss.
Die Einrichtung mehrerer Kontaktlisten für verschiedene E-Mail Adressen ist in gängigen E-Mail Clients zwar durchaus möglich, allerdings ist weder deren Einrichtung noch Pflege meist sonderlich komfortabel, sondern die Adressverwaltung erfordert viel Zeit. Auch unter dem Aspekt der Datensicherheit hat eine spezielle Newsletter Software Vorteile. Eine gesonderte Nachbearbeitung mit Überprüfung, ob auch alle Mails ihre Empfänger erreicht haben, bzw. der Ausschluss von doppelten Sendungen an dieselbe Adresse kann mit diesen einfachen Bordmitteln eines E-Mail Clients im Allgemeinen nicht gewährleistet werden.
Zudem fehlen in einer normalen E-Mail-Software in der Regel weitere wichtige Funktionen, die eine Newsletter Software leisten kann, beispielsweise die Kennzeichnung und Berücksichtigung ungültiger Adressen, Reports und Statistiken sowie Versandberichte, mit deren Hilfe sich auch im Nachhinein möglicherweise auftretende Unstimmigkeiten klären lassen. Bevor man sich eine Newsletter Software für den Versand des eigenen Newsletters anschafft, sollte man prüfen, ob diese fähig ist, bestehende Daten aus Tabellen oder Datenbanken der eigenen Office-Software zu übernehmen, in denen die Adressdaten der Kunden bereits erfasst sind.
Ebenso sollte die Newsletter Software das automatisierte An- und Abmeldeverfahren für die Benutzer sowie sogenannte Robinson-Listen unterstützen und darüber hinaus in der Lage sein, die von Ihnen erfassten Empfängerdaten personalisiert in die E-Mails einzufügen, um eine persönliche und direkte Ansprache der Leser zu ermöglichen, ideal ist dabei auch eine flexible Wahl des Formats für jeden Adressaten.
Weitere Informationen zu Newsletter Software erhalten Sie unter: www.vwsoft.de
Text: Ortrud Büthe - Artikel vom: 28.11.2006